Документация Сокола

Содержание

1. Знакомство с Соколом

   1. Что такое Сокол

      Сокол — электронный оперативный журнал охранной компании. Он заменяет тетрадь дежурного, переписку в чатах и таблицы Excel: все события смены записываются в одно место, и все дежурные видят одну и ту же картину.

   2. Основные понятия

      В Соколе всего несколько основных понятий: объект, сотрудник, запись журнала и инцидент. Если понять, как они связаны, всё остальное становится очевидным.

   3. Как ваша работа ложится на Сокол

      Сокол не придумывает новых процессов — он повторяет то, что дежурный и так делает каждую смену. Здесь показано, куда в Соколе переезжает каждое привычное действие.

   4. Где что находится

      Слева в Соколе всегда есть тёмная панель с разделами. Через неё вы попадаете в любое место системы, а внизу панели — быстрый ввод, смена темы и выход.

2. Подготовка к работе

   1. Первый день: с чего начать

      Чтобы начать работать в Соколе, не нужен долгий проект внедрения. Достаточно войти, занести объекты и сотрудников и записать первое событие.

   2. Объекты

      Объект в Соколе — это место, которое охраняет компания. Карточка объекта короткая: в ней только то, что нужно дежурному, чтобы понять, о каком месте речь, и быстро связаться с кем-то на месте.

   3. Сотрудники

      Сотрудник в Соколе — охранник или другой работник, о котором делаются записи в журнале. Это не кадровое досье: в карточке только то, что нужно, чтобы узнать человека и дозвониться до него.

   4. Загрузка объектов и сотрудников из Excel

      Если список объектов или сотрудников уже ведётся в Excel, переносить его вручную не нужно. Раздел «Импорт» загрузит таблицу целиком: вы только покажете, в какой колонке что лежит.

   5. Если в файле есть ошибки

      Ошибка в одной строке не мешает загрузить остальные. Сокол заранее показывает строки с ошибками и пропускает их при загрузке — остальное загрузится как обычно.

   6. Объект закрылся, сотрудник уволился

      Когда договор с объектом закончился или сотрудник ушёл из компании, его не удаляют, а отключают . Отключённый объект или сотрудник пропадает из подсказок, но вся история по нему остаётся в журнале.

3. Оперативный журнал

   1. Журнал — главное место в Соколе

      Оперативный журнал — это электронная тетрадь дежурной части, общая для всех дежурных. Всё, что происходит за смену, записывается сюда, а остальные разделы Сокола строятся на этих записях.

   2. Какой тип события выбрать

      У каждой записи журнала есть тип. Он определяет, как Сокол поймёт запись: попадёт ли объект в проблемные, учтётся ли смена в показателях. Типов десять, и каждый отвечает на свой вопрос.

   3. Быстрый ввод: событие одной строкой

      Быстрый ввод — основной способ записать событие. Вы пишете одну строку так, как вам доложили, а Сокол сам находит в ней объект, сотрудника, тип события и время. Перед сохранением вы видите, как он вас понял.

   4. Как писать, чтобы Сокол понял

      Быстрый ввод понимает обычную речь дежурного, но у него есть свои правила. Если их знать, запись почти всегда складывается правильно с первого раза.

   5. Проверка записи перед сохранением

      Быстрый ввод ничего не сохраняет сам — сначала показывает, как он понял строку. Если что-то не так, это исправляется прямо в карточке будущей записи, без перехода в форму.

   6. Запись через форму

      Кроме быстрого ввода, запись можно сделать через обычную форму «Новая запись журнала», где каждое поле заполняется отдельно. Результат тот же — запись в журнале.

   7. Как отмечать смены

      Заступления, снятия, опоздания, невыходы и замены — самые важные записи в журнале. По ним Сокол понимает, охраняется ли объект прямо сейчас и где нужна реакция дежурного.

   8. Ошибочная запись: отмена

      Запись журнала нельзя изменить или удалить. Если в ней ошибка, запись отменяют с указанием причины, а затем вносят правильную. Отменённая запись остаётся в истории зачёркнутой.

   9. Как найти запись

      В разделе «Журнал» хранятся все записи за всё время. Чтобы найти нужную, используйте фильтры над журналом: по датам, объекту, сотруднику, типу события и словам в комментарии.

   10. Выгрузка журнала в Excel

       Журнал можно выгрузить в файл Excel — например, чтобы передать руководителю или клиенту, что происходило на объекте за месяц. Выгружается ровно то, что вы видите после фильтров.

4. Рабочий стол

   1. Рабочий стол

      Рабочий стол — главный экран смены, он открывается сразу после входа. На нём собрано всё, что нужно держать перед глазами: свежие записи журнала, объекты, где со сменой что-то не так, и инциденты в работе.

   2. Проблемные объекты

      Блок «Проблемные объекты» на рабочем столе сам поднимает объекты, где со сменой что-то не так. Сокол ничего не решает за дежурного — он только показывает, где стоит проверить обстановку.

   3. Приём и сдача смены

      В Соколе не нужно пересказывать сменщику всё, что было за смену: картина уже на рабочем столе. Устная передача сводится к главному, а детали каждый видит сам.

5. Инциденты

   1. Когда заводить инцидент

      Инцидент — это событие, по которому нужна отдельная работа: разобраться, позвонить, доложить, дождаться решения. Большинству событий инцидент не нужен — им хватает записи в журнале. Решает всегда дежурный.

   2. Как завести инцидент

      Инцидент можно завести тремя способами: из записи журнала, прямо при быстром вводе или с нуля кнопкой «Новый инцидент». Чаще всего удобнее из записи — объект, сотрудник и время подставятся сами.

   3. Ведение инцидента

      Вся работа по инциденту записывается в его карточке, в блоке «Ход работы». Так любой дежурный, открыв инцидент, видит, что уже сделано, и может продолжить с того же места.

   4. Закрытие инцидента

      Инцидент закрывают, когда работа по нему окончена. Закрыть его можно только с итоговым решением — коротким ответом на вопрос «чем всё закончилось».

   5. Список инцидентов

      Раздел «Инциденты» — это очередь дел дежурной части и архив всех инцидентов. По умолчанию он показывает активные: то, чем нужно заниматься сейчас.

6. Показатели

   1. Показатели: как отработала компания

      Раздел «Показатели» отвечает на три вопроса руководителя: выходят ли охранники на смены, как быстро разбираемся с инцидентами и все ли объекты под контролем. Цифры считаются по журналу и инцидентам — отдельно их заполнять не нужно.

   2. Откуда берутся цифры

      Все показатели считаются по записям журнала и инцидентам. Если понимать, как именно, становится ясно, почему важно вести журнал аккуратно: каждая пропущенная запись искажает цифры.

7. Типовые ситуации

   1. Охранник не вышел на смену

      Охранник не пришёл на пост и не отвечает, или позвонил и сказал, что не выйдет. Задача дежурного — зафиксировать невыход, найти замену и не оставить объект без охраны.

   2. Охранник опаздывает

      Охранник позвонил и сказал, что опаздывает, или вовремя не доложил о заступлении. Опоздание — это нарушение, и его нужно записать, даже если охранник пришёл через десять минут.

   3. Нужна замена на посту

      Охранника нужно заменить: он заболел, не вышел или его снимают с поста. В Соколе замена — это отдельная запись, где указаны оба сотрудника: кого заменили и кто вышел вместо него.

   4. На объекте происшествие

      Охранник докладывает о чём-то серьёзном: конфликт, попытка проникновения, кража, возгорание. Задача дежурного — сразу зафиксировать факт, завести инцидент и вести в нём всю дальнейшую работу.

   5. Звонит клиент

      Клиент — управляющий объекта или заказчик — звонит с вопросом, просьбой или жалобой. Такой звонок стоит записать: потом будет понятно, кто, когда и о чём договаривался.

   6. Клиент спрашивает, что было на объекте

      Клиент или руководитель спрашивает: «Что было ночью на складе?» или «Сколько раз за месяц у нас менялись охранники?». Раньше ответ собирали по тетрадям и чатам, в Соколе он находится за минуту.

   7. Появился новый объект или сотрудник

      На смену вышел новый охранник, которого ещё нет в Соколе, или компания взяла новый объект. Быстрый ввод знает только тех, кто уже есть в справочниках, поэтому сначала их нужно добавить.

8. Тарифы

   1. Тарифы: обзор

      В Соколе два тарифа: «Бесплатный» и «Сокол PRO». Всё, что нужно для ежедневной работы дежурной части, входит в бесплатный тариф и останется бесплатным. PRO добавляет дополнительные функции поверх него.

   2. Бесплатный тариф

      Бесплатный тариф — это весь Сокол для работы дежурной части: журнал, быстрый ввод, рабочий стол, инциденты, показатели и справочники. Его достаточно, чтобы полностью перевести журнал из тетради в Сокол.

   3. Сокол PRO

      Сокол PRO — платный тариф за 3 990 ₽ в месяц, до вычета НДС. В него входит всё из бесплатного тарифа, голосовой ввод без ограничений и дополнительные функции: уведомления, резервные копии, брендирование, интеграция с 1С и распознавание звонков.

   4. Какой тариф выбрать

      Почти всем компаниям стоит начинать с бесплатного тарифа: в нём вся ежедневная работа дежурной части. PRO нужен, когда появляется конкретная задача, которую решают его функции.

9. Справка

   1. Горячие клавиши

      В Соколе немного горячих клавиш, но они экономят секунды на каждом событии. Главная — Ctrl K : быстрый ввод из любого раздела.

   2. Частые вопросы

      Короткие ответы на вопросы, которые чаще всего задают дежурные в первые дни работы с Соколом. Подробности — по ссылкам.

   3. Словарь

      Короткие определения слов, которые встречаются в Соколе и в этой документации. По ссылкам — подробные статьи.

   4. Политика конфиденциальности

      Как владелец системы «Сокол» обрабатывает и защищает персональные данные пользователей личного кабинета и посетителей сайта. Политика составлена в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».