Загрузка объектов и сотрудников из Excel

Если список объектов или сотрудников уже ведётся в Excel, переносить его вручную не нужно. Раздел «Импорт» загрузит таблицу целиком: вы только покажете, в какой колонке что лежит.

Что можно загрузить#

• Объекты. Нужна колонка с названием. Дополнительно можно загрузить адрес, контактное лицо, телефон контакта и комментарий.
• Сотрудники. Нужна колонка с ФИО. Дополнительно — телефон, должность и комментарий.

Объекты и сотрудники загружаются отдельно, каждый своим файлом. Порядок не важен.

Какой нужен файл#

• Формат .xlsx. Старый формат .xls Сокол не читает: откройте файл в Excel и сохраните его как .xlsx.
• Размер — до 5 МБ, до 5000 строк. Если больше, разделите файл на части.
• Первая строка — заголовки колонок, дальше — по одному объекту или сотруднику на строку.

Если таблицы ещё нет, скачайте шаблон на странице импорта: в нём уже стоят правильные заголовки, осталось заполнить строки.

Как проходит загрузка#

1. Выберите, что загружаете — «Объекты» или «Сотрудники».
2. Перетащите файл в окно или нажмите «Выбрать файл».
3. Проверьте колонки. Сокол сам подберёт колонки по заголовкам: «Название», «Наименование», «Объект» он поймёт одинаково. Если подобрал не так, нажмите «Изменить» и укажите правильную колонку. Ненужные поля оставьте как «Не загружать».
4. Посмотрите на проверку. Сокол покажет, сколько строк готово к загрузке, какие записи будут созданы, какие обновятся, и в каких строках ошибки.
5. Нажмите «Загрузить». На кнопке написано, сколько записей будет загружено.

После загрузки можно сразу перейти в список объектов или сотрудников, на рабочий стол или загрузить ещё один файл.

Повторная загрузка не создаёт дублей#

Файл можно загружать повторно, например после правок в Excel:

• объект с тем же названием, что уже есть в Соколе, обновится;
• сотрудник с теми же ФИО и телефоном обновится.

Всё остальное будет создано как новые записи. Поэтому, если вы исправили в файле название объекта, Сокол создаст новый объект, а старый останется. Лишний объект потом можно удалить или отключить.

Если в строках есть ошибки, читайте следующую статью — «Если в файле есть ошибки».